Steeds meer bedrijven krijgen met meer inloggegevens te maken. Waar vroeger nog wel eens één wachtwoord werd gebruikt dat steeds werd hergebruikt, kan dat in deze tijden van cybercriminaliteit niet meer. Daar komt nog bij dat steeds meer software gebruikmaakt van multifactorauthenticatie (MFA), waardoor ook deze codes soms tussen medewerkers moeten worden uitgewisseld.
Als er niet al te veel wachtwoorden in gebruik zijn binnen de teams in uw organisatie, kan dat nog wel met gratis software worden opgelost. Ziet u echter dat er steeds meer tijd en problemen ontstaan doordat wachtwoorden kwijt zijn, niet worden aangepast nadat iemand uit dienst is gegaan, of er geen overzicht is wie toegang heeft tot welke data? Dan wordt het tijd om na te denken over een wachtwoordmanager voor bedrijven.
Lees ook onze tips voor een goed wachtwoordbeleid.
Verbeter beveiliging en efficiëntie met wachtwoord- en MFA-software in uw teams
Betere beveiliging
Wachtwoorden zijn beter beveiligd en hoeven niet meer bedacht te worden, maar worden voortaan gegenereerd. Dit verhoogt de algemene cyberbeveiliging binnen overheid, bedrijven en instellingen.
Betere compliance
Doordat wachtwoorden beter worden vastgelegd en u kunt rapporteren welke medewerker welke wachtwoorden heeft ingezien, kunt u beter voldoen aan de AVG en aan de eisen uit NIS2 / de Cyberbeveiligingswet (Cbw).
Meer efficiëntie
Wachtwoorden worden voor medewerkers automatisch gegenereerd en ingevuld, en zelfs het inloggen op websites gaat automatisch. Daardoor besteden medewerkers minder tijd aan inlogprocessen.
Samenwerken
Medewerkers kunnen wachtwoorden en MFA-codes delen. Gegevens worden bijgewerkt als ze worden gewijzigd, waardoor medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het herstellen van wachtwoorden.
Case study: B/Focused en wachtwoorden
Als ICT-bedrijf beheren wij duizenden wachtwoorden voor onze klanten. Die documenteerden we structureel in ons CRM-systeem, maar we beschikten eigenlijk niet over goede tooling om dit proces te optimaliseren. Door de groei van ons bedrijf, en de daaraan gekoppelde groei van het aantal wachtwoorden, hadden we steeds meer moeite om wachtwoorden goed bij te houden en er snel over te beschikken wanneer we ze nodig hadden.
We wisten niet welke medewerker welke wachtwoorden had bekeken. Daarom pasten we bij personeelswisselingen preventief voor al onze klanten alle bij ons bekende wachtwoorden aan, een klus van inmiddels enkele dagen werk.
Uiteraard hadden we onze centrale documentatie, maar elke medewerker gebruikte daarnaast eigen wachtwoordtooling die hij of zij zelf prettig vond, zoals de wachtwoordfuncties van Google of Apple. Dat zorgde voor decentrale opslag van wachtwoorden, waardoor iedereen wachtwoorden van leveranciers individueel moest bijhouden. Het was enigszins werkbaar, maar kostte veel extra tijd. Als een medewerker een wachtwoord veranderde, moest dat bij iedereen weer individueel worden bijgewerkt. Daarnaast konden we geen rechten instellen op welke medewerkers welke wachtwoorden mochten inzien. Wachtwoorden voor bijvoorbeeld de salarisadministratie konden we niet in de centrale documentatie bijhouden, omdat we natuurlijk niet willen dat de loonadministratie openligt voor alle medewerkers.
De oplossing
Het gebruik van een wachtwoordmanager voor bedrijven scheelt ons veel tijd. We genereren automatisch onmogelijk te onthouden wachtwoorden en laten ons daarmee automatisch inloggen bij websites en applicaties. Bij vertrek van een medewerker hoeven we op basis van een rapport alleen nog de wachtwoorden aan te passen die de medewerker heeft ingezien. Ook kunnen we bepaalde medewerkers toegang geven tot wachtwoorden van bepaalde klanten of wachtwoordgroepen. Met de app hebben we overal eenvoudig toegang tot onze wachtwoorden. Binnen een paar seconden na het aanmaken of wijzigen van een login hebben alle medewerkers die toegang hebben tot dat wachtwoord de nieuwe gegevens.
Als ICT-bedrijf is uw data in onze handen letterlijk goud waard. Als onze wachtwoorden of data op straat komen te liggen, is onze reputatie als ICT-dienstverlener onherstelbaar verwoest. Daarom besteden we veel tijd en geld aan het beveiligen van uw data, onder andere door het inzetten van de software die op deze pagina beschreven staat, het monitoren en auditen van onze logging en het speuren naar afwijkingen daarin.
Veelgestelde vragen
Wanneer heeft mijn bedrijf een wachtwoordmanager nodig?
Dat is het geval wanneer u merkt dat er steeds meer tijd en problemen ontstaan doordat wachtwoorden kwijt zijn, niet worden aangepast na uitdiensttreding of er geen overzicht meer is wie toegang heeft tot welke data. Bij een klein aantal wachtwoorden binnen teams kan gratis software nog voldoende zijn. Groeit dit probleem, dan wordt het tijd om na te denken over een wachtwoordmanager voor bedrijven.
Welke voordelen levert wachtwoordsoftware op voor mijn organisatie?
Wachtwoordsoftware zorgt voor betere beveiliging doordat wachtwoorden automatisch worden gegenereerd in plaats van bedacht. Daarnaast verbetert het de compliance met de AVG en NIS2, verhoogt het de efficiëntie doordat inloggen automatisch verloopt, en kunnen medewerkers onderling wachtwoorden en MFA-codes delen.
Hoe helpt zo'n systeem bij het afhandelen van personeelswisselingen?
Bij vertrek van een medewerker kan op basis van een rapport snel worden nagegaan welke wachtwoorden die medewerker heeft ingezien, zodat alleen die wachtwoorden hoeven te worden aangepast. Dit vervangt het eerder gangbare preventief aanpassen van alle wachtwoorden, wat voorheen enkele dagen werk kostte.
Kan ik bepalen welke medewerkers bij welke wachtwoorden mogen?
Ja, met een wachtwoordmanager kunnen rechten worden ingesteld, zodat bepaalde medewerkers alleen toegang krijgen tot wachtwoorden van specifieke klanten of wachtwoordgroepen. Dit was eerder niet mogelijk, waardoor bijvoorbeeld gevoelige gegevens zoals de salarisadministratie niet apart afgeschermd konden worden.
Hoe kan ik wachtwoordbeheer voor mijn bedrijf afnemen?
B/Focused richt een wachtwoordmanager voor bedrijven in voor uw teams en levert deze als maandelijkse dienst. U kunt hiervoor een offerte aanvragen.