Contracten, offertes en andere documenten laten ondertekenen hoeft niet meer via printen, tekenen en inscannen. Met een digitaal ondertekenplatform verstuurt u documenten in enkele seconden en heeft u ze binnen minuten getekend terug.
Waarom een digitaal ondertekenplatform voor uw bedrijf?
Tijdsbesparing
Door uw documenten digitaal te laten tekenen bespaart u tijd. U hoeft immers niet meer eerst een document te printen, te tekenen en vervolgens weer in te scannen. Voeg het te tekenen document eenvoudig toe in uw portal en voeg de benodigde velden eenmalig toe, of maak een documenttemplate voor terugkerende documenten voor nog meer tijdsbesparing.
Betere rechtsgeldigheid en identificatie
Bij digitaal getekende documenten wordt een certificaat toegevoegd op basis van het e-mailadres, IP-adres, device-id en de locatie van degene die het document tekent. Door deze informatie zijn digitaal getekende documenten rechtsgeldig. Het is daarbij wel belangrijk relaties altijd te laten tekenen op hun eigen apparaten.
Snellere conversies
Bij sales of contractconversies naar een opdracht tekenen relaties sneller, omdat het proces veel makkelijker wordt. Ze ontvangen een mail in uw eigen huisstijl en kunnen binnen enkele seconden een document ondertekenen. Daardoor worden documenten sneller getekend dan wanneer ze daar zelf stappen voor moeten ondernemen.
Duurzamer werken
Door documenten digitaal te tekenen wordt er minder papier en inkt gebruikt, niet alleen door u maar ook door degenen die uw documenten tekenen.
Verbeterde bedrijfsprocessen
Door uw digitaal getekende documenten op te nemen in een workflow kunnen bedrijfsprocessen verbeterd worden. Denk hierbij aan een integratie met uw CRM voor automatische vervolgstappen na het digitaal tekenen van een document.
Hogere veiligheid
Digitale handtekeningen zijn veiliger dan fysieke handtekeningen door encryptie en verificatieprocessen. Ook slingeren deze digitale documenten niet rond in een printer of afvalbak en zijn ze alleen zichtbaar voor degene voor wie ze bedoeld zijn.
Hoe werkt het?
Een digitaal ondertekenplatform is steeds vaker de norm bij bedrijven.
U kunt eenvoudig al uw documenten uploaden naar de cloud. In het platform kunt u vervolgens verschillende velden toevoegen die ingevuld of getekend moeten worden. Voor terugkerende documenten kunt u templates maken met meerkeuzevelden, klikbare opsommingstekens, parafeervelden, uitleg per mail en nog veel meer, zodat u deze documenten in de toekomst binnen seconden aan een relatie kunt sturen en binnen minuten een handtekening terug kunt hebben.
Ook is het mogelijk een carbon copy mee te nemen, zodat bij een getekend document meteen een ander proces in gang wordt gezet, bijvoorbeeld door een cc naar uw CRM te sturen of een andere integratie te activeren.
Uiteraard is het ook mogelijk rechten aan te brengen. Laat u bijvoorbeeld ook uw arbeidscontracten digitaal tekenen, dan is het natuurlijk niet handig als het hele bedrijf deze kan inzien. Wel is het dan nodig meerdere licenties per gebruiker aan te schaffen.
Wij helpen u graag met advies, inrichting en training van uw medewerkers en laten u natuurlijk ook zien hoe wij dit inzetten binnen onze eigen organisatie.
Direct regelen in het klantenportaal
Bent u klant van B/Focused? Dan sluit u digitaal ondertekenen direct af in het klantenportaal, onder Documenten laten ondertekenen. Daarna verstuurt u meteen uw eerste PDF, aan één of meer ondertekenaars, tegelijk of op volgorde. Een ondertekenaar bevestigt wie hij is met zijn Microsoft-account of met een code per e-mail. U krijgt het getekende document terug met een verklaring van wie wanneer heeft getekend, en met een documentnummer dat iedereen kan controleren.
Ook andere diensten regelt u in het klantenportaal direct, zoals de centrale e-mailhandtekening, een nieuwe werkplek, een domeinnaam of digital signage.
Veelgestelde vragen
Zijn digitaal ondertekende documenten wel rechtsgeldig?
Ja, bij digitaal getekende documenten wordt een certificaat toegevoegd op basis van het e-mailadres, IP-adres, device-id en de locatie van de ondertekenaar. Hierdoor zijn de documenten rechtsgeldig. Het is daarbij wel belangrijk dat relaties altijd op hun eigen apparaten tekenen.
Hoeveel tijd scheelt digitaal ondertekenen in de praktijk?
U verstuurt documenten in enkele seconden en krijgt ze binnen minuten getekend terug, zonder dat u hoeft te printen, tekenen en inscannen. Voor terugkerende documenten kunt u bovendien een documenttemplate maken voor nog meer tijdsbesparing.
Is digitaal tekenen veiliger dan een handtekening op papier?
Digitale handtekeningen zijn veiliger dan fysieke handtekeningen dankzij encryptie en verificatieprocessen. Daarnaast slingeren digitale documenten niet rond in een printer of afvalbak en zijn ze alleen zichtbaar voor de bedoelde ontvanger.
Kan het platform gekoppeld worden aan ons CRM-systeem?
Ja, u kunt getekende documenten opnemen in een workflow en zo bedrijfsprocessen verbeteren, bijvoorbeeld met een integratie met uw CRM voor automatische vervolgstappen. Ook is het mogelijk een carbon copy mee te sturen, zodat na ondertekening meteen een ander proces in gang wordt gezet.