Privacyverklaring

Contactformulier

Als u het contactformulier invult, verwerken wij uw naam, e-mailadres, het onderwerp en uw bericht. Wij gebruiken deze gegevens alleen om uw vraag te beantwoorden en eventueel daarover contact met u op te nemen.

• Grondslag: uw verzoek om contact (het nemen van stappen op uw verzoek) en ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.
• Bewaartermijn: maximaal 2 jaar na het laatste contact over uw vraag.

Serverlogs

Bij ieder bezoek aan de website registreert onze webserver technische gegevens, waaronder uw IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en het type browser. Wij gebruiken deze gegevens:

• om de website te beveiligen en misbruik te herkennen en tegen te gaan;

• om te herkennen welke organisaties onze website bezoeken, op basis van het IP-adres.

• Grondslag: gerechtvaardigd belang (een veilige website en inzicht in welke organisaties interesse hebben in onze dienstverlening).

• Bewaartermijn: de serverlogs met IP-adressen bewaren wij maximaal 30 dagen. In onze eigen bezoekersstatistiek slaan wij geen IP-adressen op: alleen de bezochte pagina’s, het tijdstip, het type apparaat en, als dat te herleiden is, de organisatie waarvan het IP-adres is (bijvoorbeeld een bestaande klant, of de houder van het adresblok volgens het openbare register van RIPE). Die gegevens bewaren wij maximaal 13 maanden. Wij gebruiken geen cookies voor deze statistiek en volgen bezoekers niet over meerdere dagen. De enige uitzondering is de herkenning van een organisatie na een klik in onze e-mail, hieronder beschreven.

U kunt bezwaar maken tegen deze verwerking; zie “Uw rechten” hieronder.

Afspraak inplannen

Plant u via de website een afspraak in, dan komen de gegevens die u invult (naam, e-mailadres en wat u verder opgeeft) bij ons binnen. Wij zetten de afspraak in onze agenda in Microsoft 365 en sturen u een uitnodiging; kiest u voor Teams, dan maken wij daarvoor een Teams-vergadering aan. Wij gebruiken deze gegevens alleen om de afspraak te plannen en voor te bereiden. Microsoft verwerkt de agenda- en Teams-gegevens als verwerker in onze opdracht.

• Grondslag: uw verzoek om een afspraak (het nemen van stappen op uw verzoek).

Chat met Maaike

Op deze website kunt u vragen stellen aan Maaike, onze digitale assistent. Maaike is een AI-toepassing: de antwoorden worden automatisch gemaakt op basis van de informatie op deze website. Wij bewaren het gesprek, de pagina waarop u het begon en een versleutelde (gehashte) vorm van uw IP-adres, om misbruik te kunnen tegengaan. Zolang het tabblad open is, bewaart uw browser het gesprek (sessionStorage), zodat u het op een volgende pagina kunt voortzetten.

Geeft u in de chat uw naam, bedrijf, e-mailadres of telefoonnummer en vraagt u ons contact met u op te nemen, dan behandelen wij dat als een contactverzoek.

Voor het maken van de antwoorden gebruiken wij Claude van Anthropic, als verwerker in onze opdracht. Anthropic gebruikt de gesprekken niet om zijn modellen te trainen. Deel in de chat geen gevoelige gegevens zoals wachtwoorden.

• Grondslag: uw verzoek (u start de chat zelf) en ons gerechtvaardigd belang om vragen over onze dienstverlening te beantwoorden.
• Bewaartermijn: gesprekken 90 dagen; een contactverzoek uit de chat maximaal 2 jaar na het laatste contact, net als bij het contactformulier.

E-mails van ons

Links in onze nieuwsbrieven, campagnes en andere e-mails lopen via een korte link (cp.b-focused.eu/r/…). Zo zien wij welke link in welke e-mail is aangeklikt, en weten wij welke onderwerpen u interesseren. Ook de actie onder de e-mailhandtekening van onze medewerkers (bijvoorbeeld een uitnodiging of een afspraaklink) loopt via een korte link (portal.b-focused.eu/s/…). Klikt u daarop, dan koppelen wij die klik aan de e-mail die wij u stuurden, zodat de medewerker die met u in contact is kan zien dat u interesse heeft. Wij slaan daarbij geen IP-adres op, alleen het tijdstip en het type browser. Wij meten niet of u een e-mail opent.

• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze e-mails relevant te houden. U kunt zich altijd afmelden via de link onderaan elke e-mail.
• Bewaartermijn: maximaal 2 jaar.

Herkennen van een organisatie na een klik in onze e-mail

Komt u via een link in een e-mail van ons op deze website, dan onthouden wij voor een beperkte tijd dat het netwerk waarvan u op dat moment kwam bij de organisatie hoort waaraan wij die e-mail stuurden. Wij bewaren daarvoor geen IP-adres, maar alleen een versleutelde (gehashte) vorm ervan, samen met de naam van de organisatie. Bezoekt later iemand vanaf hetzelfde netwerk onze website, dan zien wij dat het waarschijnlijk iemand van die organisatie is, en begroet Maaike in de chat de organisatie bij naam. Wij koppelen zo’n later bezoek niet aan een persoon.

Wij doen dit niet bij een mobiele verbinding, niet bij een netwerk van een hosting- of VPN-aanbieder, en niet als meerdere organisaties hetzelfde netwerk lijken te gebruiken.

• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om zakelijke contacten op te volgen die interesse tonen in onze dienstverlening.
• Bewaartermijn: 90 dagen na de laatste klik in een e-mail van ons; daarna verwijderen wij de koppeling automatisch.
• Bezwaar: laat het ons weten via help@b-focused.eu of door onze e-mail met ‘afmelden’ te beantwoorden. Wij verwijderen de koppeling dan meteen.

Telefoongesprekken met onze servicedesk

Gesprekken met onze servicedesk kunnen worden opgenomen. Wij laten die gesprekken met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) uitwerken tot tekst en een korte samenvatting, zodat uw melding juist en volledig wordt vastgelegd en wij de kwaliteit van onze ondersteuning kunnen bewaken. Daarbij verwerken wij uw stem, wat u zegt, uw telefoonnummer en het tijdstip van het gesprek.

Voor het uitwerken gebruiken wij de dienst van OpenAI, als verwerker in onze opdracht. Gegevens die via deze dienst worden verwerkt, gebruikt OpenAI niet om zijn modellen te trainen. De verwerking kan plaatsvinden in de Verenigde Staten.

• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om meldingen goed vast te leggen en de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken, en de uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie.
• Bewaartermijn: zolang nodig voor de afhandeling van uw melding en de kwaliteitscontrole van onze servicedesk. Ons telefoonsysteem overschrijft oudere opnames automatisch met nieuwe.
• Bezwaar: wilt u niet dat uw gesprek wordt opgenomen of uitgewerkt, zeg dat dan aan het begin van het gesprek of mail naar help@b-focused.eu.

Video’s

Video’s op deze website worden pas geladen nadat u erop klikt. Zolang u niet klikt, worden er geen gegevens met de aanbieder van de video gedeeld. Klikt u wel, dan kan de aanbieder van de video gegevens verwerken en cookies plaatsen volgens zijn eigen privacybeleid.