Een digitale collega is een AI-medewerker die terugkerend werk uitvoert in uw bestaande systemen: gegevens controleren, afwijkingen signaleren, taken vastleggen en opvolgen. Het verschil met een los script of een chatbot: een digitale collega werkt zoals een echte collega. Zij heeft een eigen account, krijgt taken toegewezen, legt vast wat ze doet en legt uitzonderingen voor aan een mens.
Bij ons heet ze Maaike
B/Focused werkt zelf al met een digitale collega: Maaike. Zij is als medewerker ingericht in ons ticketsysteem en voert werk uit voor verschillende afdelingen. In 2026 legde Maaike al 73 taken vast als ticket, elk met wat er is gedaan en wat eruit kwam.
| Afdeling | Wat Maaike doet | Wanneer een mens het overneemt |
|---|---|---|
| Backoffice | Licenties en apparaten vergelijken met contracten, facturatie controleren, contracten zonder gebruik signaleren | Bij een afwijking krijgt de verantwoordelijke collega een melding met de gegevens erbij |
| Centralized Services | Maandelijks onderzoek naar de levenscyclus van besturingssystemen en netwerkapparatuur, controles op back-ups en platformen | Een ticket in de juiste wachtrij |
| Marketing | Maandelijkse controle van onze website op fouten en dode links, huisstijlen herkennen voor e-mailhandtekeningen | Voorstellen worden eerst door een collega goedgekeurd |
| Proactieve support | Terugkerende meldingen herkennen, zoals een schijf die steeds volloopt, en daar een advies van maken | De technicus of accountmanager beslist over vervanging |
Waarom dit werkt
- Niets verdwijnt uit beeld. Elke taak is een ticket. Wat een digitale collega doet, is net zo zichtbaar en bespreekbaar als het werk van ieder ander.
- Het is meetbaar. Omdat elke taak wordt vastgelegd, ziet u hoeveel werk er is gedaan, wat eruit kwam en waar uitzonderingen zaten.
- Een mens beslist. De digitale collega werkt binnen afgesproken regels. Twijfelt zij, dan legt zij het voor.
- Veilig ingericht. Eigen accounts per koppeling, alleen de rechten die nodig zijn, en alles binnen ons informatiebeveiligingsbeleid.
Een digitale collega voor uw organisatie
Wat Maaike voor ons doet, kan een digitale collega ook voor u doen. Veel organisaties besteden elke week uren aan werk dat vaak terugkomt en volgens vaste regels verloopt: facturen en contracten controleren, licenties bijhouden, gegevens overnemen tussen systemen, rapportages samenstellen of meldingen opvolgen.
We beginnen klein en meetbaar:
- Inventarisatie. Samen brengen we in kaart welk werk vaak terugkomt en hoeveel tijd het kost.
- Proef met één proces. We richten een digitale collega in voor één afgebakend proces, met duidelijke regels voor wanneer een mens het overneemt.
- Meten en uitbreiden. Na een paar weken bekijken we wat het heeft opgeleverd. Pas dan kiezen we het volgende proces.
Veelgestelde vragen
Vervangt een digitale collega mijn medewerkers?
Nee. Een digitale collega neemt het herhalende werk over: controleren, vergelijken, vastleggen en signaleren. Uw medewerkers houden de beslissingen, het klantcontact en het werk waar ervaring voor nodig is, en krijgen daar meer tijd voor.
Wat gebeurt er als de digitale collega iets niet zeker weet?
Dan legt zij het voor aan een mens. Elke uitzondering komt als ticket of melding bij de verantwoordelijke collega terecht, met de gegevens erbij. Zij neemt geen beslissingen buiten de afgesproken regels.
Hoe weet ik wat de digitale collega heeft gedaan?
Elke taak wordt vastgelegd als ticket in het ticketsysteem, met wat er is gedaan, de uitkomst en de bestede tijd. Zo is haar werk net zo controleerbaar als dat van een menselijke collega, en kunt u meten wat het oplevert.
Is mijn data veilig?
Een digitale collega krijgt alleen de rechten die nodig zijn voor haar taken, en per koppeling een eigen account. Alles loopt via systemen die wij beheren en die onder ons informatiebeveiligingsbeleid vallen. Welke gegevens zij mag zien, leggen we vooraf met u vast.
Welke processen zijn geschikt?
Werk dat vaak terugkomt, volgens vaste regels verloopt en veel gegevens uit verschillende systemen combineert. Denk aan controles van facturen, contracten en licenties, rapportages, het signaleren van terugkerende storingen en administratieve opvolging.
Benieuwd welk werk in uw organisatie een digitale collega kan overnemen? Plan een kennismaking, dan kijken we samen naar uw processen.